企業ブログを外部に依頼するときは、執筆だけでなく、資料を揃える仕事、専門家への聞き取り、原稿の確認、サイトへの入稿を分けて考えます。社内で用意できるものと、助けが必要な作業を明らかにし、誰が何を確認するかまで合意しましょう。必要なのは執筆だけかもしれませんし、資料集めから進行を任せる支援かもしれません。
同じ「月4本」でも、会社が用意するものは違う
ここからは架空の例です。包装設備を販売する会社、登場人物、資料、制作会社の提案は説明のために作ったもので、Supasaitoや実在する顧客の事例ではありません。
ブログ担当のアヤは、最初の設備デモについての記事を準備しています。読むのは、デモの依頼を検討している見込み客です。記事では「最初のデモには何が含まれ、依頼する人は何を準備すればよいか」に答える予定です。
手元には、現在のデモ案内と、見込み客から届いた問い合わせがあります。デモ案内には、次のように書かれています。
包装したいものや作業内容を伺い、デモで確認する内容を相談します。当日までに必要な情報やサンプルは、その相談を踏まえてご案内します。
問い合わせには「先にサンプルを送ればよいでしょうか。それとも、何を包装したいかを説明してから相談したほうがよいでしょうか」とありました。アヤは、この違いを記事で説明したいと考えています。
ただ、案内の文面だけでは、なぜ先に相談するのかを十分に説明できません。デモの進め方に詳しいレンへ聞き、現在の提供内容はサービス責任者にも確認する必要があります。レンは説明の事実関係を確かめる人、サービス責任者は会社として案内できる範囲を判断する人です。
アヤは執筆を頼める相手を探し、二つの提案を受け取りました。どちらにも「月4本の記事制作」とありますが、詳しく読むと、会社側の準備が違います。
提案A：用意された資料から執筆
会社が確認した制作依頼と資料を受け取り、構成と原稿を作成します。不明点をお戻しし、合意した範囲で修正します。取材、サイトへの入稿、公開作業は含みません。
提案B：資料整理と取材を含む制作
制作依頼の整理、提供資料の確認、合意した専門家への聞き取り、メモの整理、構成・執筆・修正を行います。内容確認後の原稿をサイトへ入稿します。資料の共有、専門家の参加、事実関係の判断、公開の許可は会社側にお願いします。
Aなら、アヤがレンの説明を聞き、執筆に使える資料を揃えてから渡します。Bなら、その聞き取りと整理も依頼できます。ただしBでも、レンに参加してもらうことや、会社が何を約束できるかの判断は残ります。選ぶ前に、資料を揃えるのは誰か、レンへ話を聞くのは誰か、確認を調整するのは誰かを決める必要があります。「月4本」という約束だけでは、その答えは分かりません。ここでの本数も、比較のために置いたもので、適切な公開頻度を示す数字ではありません。
まず、何を手伝ってほしいのかを確かめる
アヤが困っているのは、文章を書く時間だけではありません。デモ案内をもとにレンへ何を尋ね、どの答えを記事に使えるか整理する作業が残っています。
ブリティッシュコロンビア州の専門家と協働するための指針は、専門家が事実を確認する役割と、書き手が内容を分かりやすく伝える役割を区別しています。政府サイト向けの指針ですが、今回なら、レンが確かめることと、記事の書き手が説明することを整理する参考になります。
だからといって、詳しい人は書いてはいけない、という意味ではありません。たとえばGitLabの文書制作の進め方では、機能の文書を主に開発者が書き、技術面や文章の確認を受けます。一つの組織の方法であり、企業ブログにも同じ体制を勧めるものではありませんが、知識を持つ人が最初の原稿を書く選択もあります。
自社に書ける人と時間があれば、社内で進められます。確認済みの資料を用意できて、執筆の手だけが足りないなら、Aのような依頼で足りるかもしれません。アヤの場合は、資料を集めて説明を組み立てるところにも助けが必要です。そこで、Bがどこまでその作業を担うか、詳しく確かめることにしました。
記事の問いがまだ決まっていない場合は、その前にブログのテーマを選ぶ手順で、既存の説明と足りない内容を比べてください。今回のアヤは、選んだ一本を誰とどう作るかを考えています。
一本の記事を、両方の提案に当てはめる
アヤはデモの記事について、作業ごとに二つの提案を並べます。書かれていないことは、含まれるとも含まれないとも決めず、「要確認」と残しました。
| 確かめる作業 | 提案A | 提案B |
|---|
| 問いと資料の準備 | 会社が確認済みの制作依頼と資料を渡す | 提供資料を読み、制作依頼の整理も手伝う |
| レンへの聞き取り | 会社が行う。取材は対象外 | 合意した聞き取りとメモの整理を行う |
| 公開情報の追加調査 | 記載なし。要確認 | 記載なし。要確認 |
| 構成・執筆・修正 | 提供資料から執筆し、合意した範囲で修正 | 聞き取りと資料から執筆し、合意した範囲で修正 |
| 制作する言語 | 記載なし。要確認 | 記載なし。要確認 |
| 事実関係と会社の約束の確認 | 会社側で確認する担当を決める | 会社側で確認する担当を決める |
| サイトへの入稿と公開 | どちらも対象外 | 確認後の原稿を入稿。公開には会社の許可が必要 |
この表は、Bの項目が多いから選ぶためのものではありません。アヤが行うつもりだった作業のうち、どれを依頼でき、どれが残るかを見るためのものです。
たとえば、公開情報の調査が必要なら、何を調べるかと、その作業が含まれるかを尋ねます。ただし、一般的な設備の情報を調べても、この会社のデモで何を約束しているかまでは決まりません。そこは現在の案内と、サービス責任者が確認できる内容を使う必要があります。
制作言語も同じです。アヤが尋ねると、この例では両社とも、提示した制作範囲は英語原稿だと回答しました。日本語版は、別に範囲を相談する必要がありました。英語版と日本語版の両方が必要なら、両方の制作を明記した提案にしてもらう必要があります。
続いて、「修正」は何を指すのかを聞きます。両社は、合意した制作依頼に沿う訂正は修正範囲に含み、問いや読者を変える依頼は、作業内容の変更として相談すると説明しました。これはこの架空の提案で確認した内容です。どの会社にも共通する修正条件ではありません。
ProCopywritersの制作依頼と作業範囲の指針も、成果物、含まれない作業、修正、顧客が提供するものや前提条件を明確にするよう勧めています。アヤはその考え方を、必要な言語や修正内容を具体的に尋ねるために使っています。
外部に任せる作業と、会社が判断することをつなぐ
アヤは、Bへ最初の記事の聞き取りと資料整理を依頼したいと考えました。足りないのが、その作業だからです。次に、レンが参加できるか、サービス責任者が現在のデモ案内を確認できるかを相談します。
Bの担当者に詳しい業界知識があっても、資料や判断へのアクセスは確認が必要です。レンと案内の説明が食い違ったら、どちらかを自動的に採用せず、サービス責任者へ該当箇所を示します。中心の答えに関わる点が決まらない間は、その説明に依存する作業を保留します。
原稿ができた後の確認も、単に「社内確認」とはしません。レンには、デモ案内と該当する文章を読み比べ、どこが違うかを示してもらいます。アヤは、原稿が読み手の疑問に答えているかと、リンクを確認する担当です。
その後、公開を判断する担当者へ、原稿と確認結果を渡します。サイトへ入稿しただけでは、この判断は終わりません。英国教育省の品質確認の指針でも、事実の確認、公開の許可、最終的な画面での確認を分けています。自社で担当を兼ねる場合も、どの確認が済んだかは区別して残せます。
レンの時間を確保できないなら、別の適切な確認者を決めるか、依頼を狭めるか、延期します。書き手を外部に増やすことと、記事に必要な答えを得ることは、別の仕事です。
最初の制作依頼に、次の作業まで残す
アヤは、ここまで分かったことを、最初の一本の制作依頼にまとめました。単に「デモの記事をお願いします」と渡す代わりに、次の内容を残します。
デモの記事の制作依頼
- 誰の、何の疑問に答えるか：初回デモを検討している人に、事前に何を相談し、何を準備するか説明する。
- 会社が用意するもの：現在のデモ案内と、共有してよい問い合わせの該当箇所。アヤがレンへの聞き取りと、サービス責任者による確認を調整する。
- Bへ依頼するもの：質問の準備、聞き取りと根拠のメモ、英語の原稿、確認結果を踏まえた修正、内容確認後のサイトへの入稿。日本語版の制作は、この依頼には含めず、別に範囲を相談する。
- 確認する人：レンがデモの説明を資料と比較し、サービス責任者が現在の約束と食い違いを確認する。アヤは説明とリンクを確認し、結果を公開判断の担当者へ渡す。
- 今回加えないこと：料金、必ず設備が適合するという保証、デモの固定時間、設備の操作手順。公開も、会社の許可が出るまでは行わない。
- 次に合意すること：資料の共有と聞き取り・確認の予定。中心の答えが未確認なら、その部分を保留し、公開日を先に決めない。
- Bからアヤへ納品するもの：原稿、根拠のメモ、確認結果。未解決の疑問も一覧にして添える。
ここでできたのは制作依頼です。記事が完成したわけでも、Bとの契約や公開が済んだわけでもありません。原稿を依頼するときに、根拠と指示をどうまとめるかは、AIに自社の記事を依頼する前の準備でも説明しています。資料を揃える考え方は、人へ執筆を頼む場合にも使えます。
Bからアヤへ原稿や資料を納品する際は、納品物の内訳と未解決の疑問も明記します。CIEPの編集プロジェクトの実務助言にも、返すものと重要な未解決事項を示すよう勧める項目があります。編集・校正の仕事を扱う助言ですが、アヤがBから何を受け取るか決める参考になります。
この比較と制作依頼は、私たちが提案する実務上の方法です。必要な時間の短縮や、読者の理解、問い合わせの増加を実証したものではありません。自社で試すなら、作りたい記事を一本選び、提案に書かれた作業を読みます。資料の準備、同僚への聞き取り、執筆、修正、サイトへの入稿などです。それぞれに「相手が行うこと」「自社が渡すもの」「確認する人」を書き添えてください。記載のない条件は尋ね、双方が同じ作業を想像できる形にしてから、次の予定を決めましょう。
よくあるご質問
- 01 社内の専門家に、そのまま書いてもらってもよいですか？
-
書く力と時間があれば、選択肢になります。誰が書くかに加え、事実関係、文章、公開を何と照らし合わせて確認するかを決めます。外部へ頼む場合も、必要なのが執筆なのか、編集なのか、資料整理なのかを分けて考えてください。
- 02 外部に頼むなら、必ず取材が必要ですか？
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確認済みの資料で問いに答えられるなら、資料からの執筆で足りる場合もあります。理由や条件がまだ分からないなら、聞き取りや追加の確認を依頼範囲に入れるか相談します。取材が含まれるかは、本数だけでは分かりません。
- 03 提案に書かれていない作業は、含まれないと考えるべきですか？
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まず確認します。「記載なし」と「対象外」は違います。必要な言語、修正、調査、入稿、公開について、誰が何をするか具体的に尋ね、回答を制作依頼に反映してください。
- 04 原稿を事実確認した人が、そのまま公開も決めるのでしょうか？
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その人に公開を判断する権限もあるかを確かめます。事実が正しいか、読み手に伝わるか、公開してよいかは、同じ確認ではありません。同じ人が担当する場合も、確認する内容は分けておきます。
